Smart working e produttività: consigli pratici per restare efficienti

Nel corso dell’ultimo anno, lo smart working è diventato la normalità. Alcune persone hanno vissuto serenamente questo cambio di scenario, mentre altre hanno dovuto, piano piano, abituarsi. Gestione del tempo, cambio della routine, gestione delle distrazioni domestiche, assenza dei colleghi, abbattimento della barriera casa-lavoro. Sono solo alcune delle sfide che i lavoratori hanno dovuto affrontare per continuare a lavorare al meglio per non alterare i propri livelli di produttività e di efficienza.

Anche il nostro team, da oltre un anno, ha adottato questa modalità di lavoro, all’inizio in modo totale e, in questi ultimi mesi, in modo parziale, perché siamo convinti che, anche se lavoriamo nel mondo digital, la presenza fisica sia essenziale per rimanere coesi e focalizzati sui nostri obiettivi.

smart working
 

Per questo motivo, nelle prossime righe vogliamo condividere con voi alcuni consigli “testati sulla nostra pelle” che ci hanno aiutato a rimanere produttivi e collaborativi in smart working in un contesto così particolare.

 

Entrare nel giusto mindset

Andare al lavoro” è un iter che, più o meno consciamente, aiuta le persone ad entrare nella giusta mentalità, a concentrarsi sui todo e sugli obiettivi giornalieri. Fa parte di una routine che taglia nettamente la vita privata da quella lavorativa. Con lo smart working questa divisione rischia di venire meno.

In casa, però, si può creare un ambiente dedicato al lavoro, che sia utilizzato esclusivamente per lavorare, lontano dalle distrazioni e dalle mansioni private, silenzioso, luminoso, meglio se davanti ad una finestra rivolta verso il giardino (o elementi statici).

Mantenere la propria postazione in ordine, arieggiata e priva di distrazioni (in primis, il telefono personale) stimola la produttività e, per alcune persone, utilizzare una musica di sottofondo favorisce la concentrazione.

Le pause, inoltre, sono importanti. Staccare la spina cinque minuti, spostandosi fisicamente dalla postazione di lavoro, oppure fare due passi, consente di distrarsi quei minuti necessari per ricaricare le pile e continuare la giornata nel mood giusto.

 

Fare planning in modo collaborativo

Soprattutto quando le persone lavorano in team, l’assenza fisica rischia di far percepire alle singole risorse di “lavorare da soli”. Durante una classica giornata di lavoro in ufficio, sono decine i momenti in cui ci si confronta, si scambiano opinioni, si ridefiniscono i propri task in modo più o meno formale e organizzato. Non solo durante le riunioni, ma anche al caffè, a pranzo, entrando o uscendo dall’ufficio. Tutto questo in smart working non esiste.

Ecco perché è importante pianificare il proprio lavoro assieme al resto del team, con una cadenza periodica, in modo che diventi una routine naturale. Condividere le scadenze, i propri obiettivi settimanali e le proprie urgenze stimola ogni componente del team a rispettare i propri task e diventa l’occasione per scambiare “due parole” con i colleghi.

 

Usare le videocall per mantenere salda la relazione con i clienti

Se in smart working occorre impegnarsi in modo consapevole per mantenere una relazione con il team, con i clienti vale la stessa regola.

Limitarsi allo scambio di email non è sufficiente per mantenere salda la relazione con il cliente, sia perché può non essere letta in tempo reale (lo scambio d’informazione avviene in modo differito), sia perché solitamente le caselle di posta sono sempre piene.

La chat può essere la soluzione, soprattutto quando il cliente fa una domanda veloce, o il team deve aggiornarlo in real-time o notificarlo su qualche argomento specifico.

Tuttavia, l’assenza fisica si sente e, se per motivi che non dipendono dalle parti, non è possibile incontrarsi di persona, la soluzione ideale è sostituire la telefonata tradizionale con la videocall. Soprattutto quando i temi da affrontare sono complessi e strategici, quando serve fare brainstorming e quando devono essere prese delle decisioni.

Non c’è niente da fare. Siamo esseri umani e l’uomo è un essere relazionale. Non è fatto per stare da solo, neanche sul piano professionale. E quando si lavora in smart working, il grado di produttività e di efficienza passa soprattutto dalla comunicazione e dalla condivisione del proprio lavoro con il proprio team. Per farla breve: 1 + 1 = 3.

 

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