Il nostro percorso di approfondimento sull’integrazione di una soluzione ecommerce B2B e sul suo impatto nei processi aziendali continua. Nei precedenti articoli, abbiamo analizzato gli effetti dell’integrazione nel processo commerciale, nella Logistica, nella Produzione e nel processo amministrativo; ora soffermiamoci sugli aspetti più tecnici.

Realizzare un'integrazione di successo con una soluzione ecommerce B2B, sul fronte tecnico significa riuscire a:

• sincronizzare le informazioni tra i sistemi informativi aziendali e la soluzione B2B, rendendole sempre disponibili e reperibili
• ridurre al minimo il tempo e le risorse impiegate nell’inserimento e/o aggiornamento dei dati
• eliminare gli errori manuali
• governared il flusso di dati, ovvero poter predisporre un workflow per selezionare e sincronizzare esclusivamente le informazioni funzionali alla vendita B2B, al verificarsi di determinati eventi (es. variazioni nelle anagrafiche, aggiornamento dei prodotti o degli stock, ecc.). In questo modo, è possibile rispondere in modo veloce, ad esempio, ai cambi di prezzo e a notifiche di ordini
• supportare la forza vendita perchè l’integrazione permette di supportare i diversi attori impiegati nel processo B2B (ossia: venditori interni, agenti esterni e clienti) fornendo loro diverse tipologie di accesso alle informazioni, adatte alle proprie funzioni professionali (esempio: il venditore interno accede ad informazioni differenti rispetto a quelle accessibili ai venditori esterni).

Le principali fonti dati che vanno integrate sono: 

1. il software ERP (Enterprise Resource Planning): per poter sincronizzare in modo automatico il catalogo dei prodotti, le disponibilità a magazzino, i prezzi, i documenti ed il processo dell’ordine è essenziale interagrare il sofware gestionale in uso con la soluzione ecommerce B2B
2. il software CRM: l’integrazione del CRM (Customer Relationship Management) con la soluzione ecommerce B2B consente, da una parte, di utilizzare le informazioni contenute nel CRM per formulare una personalizzazione della proposta (ad esempio, ordini, ticket o richieste di assistenza) e, dall’altra, permette di utilizare le informazioni contenute nella soluzione ecommerce B2B per popolare il CRM (in questo modo, ad esempio, i prodotti contenuti nell’ecommerce diventano accessibili anche dal CRM)
3. il software MES: integrando il MES (Manufacturing Execution System) è possibile sincronizzare i dati relativi alle scorte a magazzino, prevedere i tempi di consegna dei prodotti ordinati e condividere le informazioni sulla gestione del magazzino
4. i sistemi di monitoraggio (Analytics ed Ecommerce Intelligence): integrando specifici sistemi di monitoraggio è possibile analizzare gli acquisti degli acquirenti, identificare i prodotti complementari e quelli più venduti e, di conseguenza, poter fornire ai clienti esperienze di acquisto sempre migliori.

LE METODOLOGIE D’INTEGRAZIONE

L’efficacia di una soluzione ecommerce B2B si misura in buona parte sulla flessibilità delle modalità d’integrazione con gli altri software in uso nel sistema informativo aziendale.
In particolare, l’integrazione può avvenire attraverso metodologie diverse e combinate, che coinvolgono aspetti diversi: il tempo, la quantità di dati coinvolti e la direzione d'integrazione.

1.  Il tempo
Sul piano temporale, l’integrazione può avvenire in modo:

• Schedulato: la sincronizzazione dei dati avviene con una frequenza variabile e programmata. Nel caso concreto, ogni notte viene programmato l’aggiornamento del catalogo prodotti in relazione alla disponibilità delle giacenze a magazzino.
• Event based: ogni volta che si verificano particolari eventi business, la singola entità viene aggiornata in modo puntuale. Nel concreto, nel momento in cui un acquirente effettua un ordine in BQUADRO, sul software gestionale viene creato il documento relativo all’ordine fatto.

Se la prima modalità è più semplice, la seconda viene utilizzata soprattutto quando il numero di entità presenti nel software è particolarmente elevato; in questo caso, l’aggiornamento puntuale consente di velocizzare i tempi necessari per la sincronizzazione.

2.  La quantità dei dati coinvolti
A seconda della quantità delle informazioni da sincronizzare, l’integrazione può avvenire in modo:

• Massivo: la sincronizzazione viene effettuata su tutte le entità. Nel caso concreto, tutti i prodotti presenti nel software gestionale vengono aggiornati in BQUADRO.
• Puntuale: la sincronizzazione viene effettuata su una o più entità specifiche. Nel caso concreto, se il prodotto “Mouse 0001” viene aggiornato sul gestionale, su richiesta quel prodotto verrà aggiornato anche in BQUADRO.
• Differenziale: la sincronizzazione viene effettuata solo per i dati che sono stati modificati dopo l’ultima sincronizzazione. Nel caso concreto, se i prodotti “Mouse 0002”, “Mouse 003” e “Mouse 004” sono stati modificati dopo l’ultima sincronizzazione, ma il prodotto “Mouse 005” non ha subito modifiche, saranno aggiornati tutti i prodotti, tranne “Mouse 005”, che non verrà preso in considerazione.
• Batched: la sincronizzazione viene effettuata massivamente su una quantità prestabilita di entità. Nel caso concreto, se il catalogo prodotti di BQUADRO è composto da 50.000 prodotti, è possibile velocizzare il processo e sincronizzarli a gruppi di 25.000, di 10.000, di 5.000, ecc.

3. Le modalità di sincronizzazione
A seconda della flessibilità dei software in uso, la sincronizzazione dei dati può avvenire in modo:

• Unidirezionale: i dati del software in uso vengono prelevati e importati nel software ecommerce, senza essere modificati in quello di partenza. Nel caso concreto, i dati del gestionale vengono importati in BQUADRO senza che i dati del software ERP subiscano delle variazioni. Se, successivamente, i dati dell’ERP vengono modificati manualmente, questi verranno automaticamente aggiornati in BQUADRO.
• Bidirezionale: i dati del software in uso vengono importati nel software ecommerce e viceversa. Concretamente, se l’anagrafica di un contatto viene modificata dal CRM, BQUADRO aggiornerà automaticamente i dati; se, successivamente, la stessa anagrafica verrà nuovamente aggiornata in BQUADRO, il CRM si aggiornerà a sua volta.

BQUADRO, grazie al modulo SyncAgent, permette di combinare qualsiasi tutte le modalità di integrazione definendo, di volta in volta, la strategia migliore da adottare per la singola azienda.

GESTIONE E MONITORAGGIO

Affinchè la sincronizzazione sia effettivamente efficace, è importante che il sistema di integrazione consenta al reparto IT di gestire in modo adeguato i file di log e, all’evenienza, di verificare se e dove si trovano eventuali disallineamenti. Inoltre, nel caso in cui l’integrazione di un dato non va a buon fine, è necessario poter risalire alla ragione che ha causato la mancata sincronizzazione. Ad esempio, se la sincronizzazione di un prodotto non viene completata perchè il prodotto non contiene un determinato dato, il reparto IT deve ricevere una notifica del problema e della ragione per cui si è verificato.

Il sistema di integrazione, inoltre, deve sottostare al principio di idempotenza per poter garantire che il risultato dell’integrazione non dipenda dalla sequenzialità delle sincronizzazioni. Secondo questo principio, infatti, il risultato ottenuto applicando molteplici volte una data funzione è uguale a quello che deriva dall’applicazione della funzione in un’unica volta. Nel caso concreto, se un determinato ordine viene rinotificato, l’operazione non deve creare un nuovo ordine, ma deve richiamare sempre lo stesso ordine.

SyncAgent

Il SyncAgent è il modulo di BQUADRO che consente l'integrazione con qualsiasi software aziendale in uso), ad esempio:

• Web API REST e webservices XML (soap)
• Webhook
• fonti dati ODBC (sql server, oracle, db2, ..)
• File di testo
• file Excel/Access
• as400

Installato in azienda, dov'è possibile accedere ai software locali, stabilisce un ponte “sicuro” tra la versione cloud di BQUADRO ed il software e ne consente la sincronizzazione. Il SyncAngent, inoltre, monitora costantemente lo status delle sincronizzazioni e prevede l’invio di notifiche tramite email, SMS, Slack, ecc. img da mettere dentro il box 

Dashboard del modulo SyncAgent di BQUADRO, in cui sono visibili le ultime 10 sincronizzazioni completate.

Dashboard del Job Manager di BQUADRO, l'agente che riceve le richieste di sincronizzazione, le ordina e le esegue.

Con questo post, termina il nostro approfondimento in tema d'integrazione di una soluzione ecommerce B2B. Se ti è piaciuto quello che hai letto, condividilo sul tuo social preferito e se qualcosa non ti è chiaro o se desideri approndire questi concetti, “tartassaci” di domande!

Andrea Inglese
(Linkedin)